Mucha gente cree que planificar es hacer una lista con las próximas tareas para mañana o la semana que viene.

Y eso es sólo una pequeña parte de todo el proceso.

Detrás de esa lista tiene que haber una serie de gestos y detalles menos evidentes, y que en realidad son los que definen el trabajo inteligente que buscas hacer mañana.

Entender, visualizar y prepararse para conseguir resultados exige querer y saber hacerlo.

Planificar no es saber que vas a viajar de Madrid a Barcelona, sino preparar la ruta que vas a seguir, conocer cuánto te va a llevar, decidir a qué hora vas a salir para evitar el tráfico, averiguar si hay obras o incidencias en la carretera, y hasta saber en qué lugares puedes parar a descansar.

Planificar no sólo es hacer la lista de la compra, también es repasar a fondo la receta del plato que vas a preparar, disponer todos los ingredientes frente a ti, reunir todos los utensilios y tener claro los pasos antes incluso de encender el fuego.

El verdadero corazón de la planificación, lo que está detrás del trabajo inteligente, implica todo esto:

  • Decidir lo que vas a hacer.
  • Saber también lo que NO tienes que hacer.
  • Familiarizarte con lo que te espera.
  • Anticiparte a lo que tendrás que hacer.
  • Preparar el cuándo y el cómo por adelantado.

¿Y cómo se traducen todas estas ideas en la práctica?

¿Cuáles son los detalles a cuidar en la planificación del trabajo inteligente?

¿Cómo ir más allá de la simple lista para mañana?

 

  • Reconoce el terreno

Como un explorador, recorre por anticipado el terreno que vas a pisar.

Revisa qué tipo de tareas tienes previstas hacer: tamaño, tiempo estimado, si son manuales o mecánicas, creativas, de análisis y concentración, a medias con un compañero…

  • ¿Algún elefante cerca?

Si tienes previsto hacer tareas de gran tamaño (que lleven varias horas o toda la mañana) tienes que tratarlas de forma especial, como un miniproyecto.

Sigue algunas ideas prácticas como descomponerlas y repartirlas de forma inteligente entre dos días.

  • Agenda, ¡háblame!

Tu trabajo no sólo se compone de tareas, sino también de citas y eventos.

Estudia tu agenda en busca de los grandes “trituradores de tiempo” como reuniones, visitas, desplazamiento, algún recado…

No subestimes el tiempo que pueden llegar a arrebatarte y así podrás fijar unas expectativas realistas para mañana.

  • Un momento, una tarea

¿Cuál crees que es el momento más idóneo para hacer lo que te has propuesto?

Aún cuando puedas y vayas a alterar ese orden es bueno visualizar un orden, sobre todo al comienzo.

No lo dejes todo en manos de la improvisación.

  • Planifica a la baja

No sobrecargues el día intentando hacer mil cosas.

Cuenta que habrá imprevistos y tal vez alguna urgencia.

Elabora una lista de tareas más ligera y menos ambiciosa.

Si luego el día va bien, siempre podrás rescatar más cosas de las previstas.

  • ¡Listo para empezar!

Como la primera canción de un concierto, la primera tarea marca el ritmo y el éxito del día.

Asegúrate de tener por anticipado todo el material y herramientas que necesitarás de entrada.

Perder los primeros minutos del día recopilando, investigando o buscando, es un enorme despilfarro de productividad.

  • Adelánte al “moroso”

¿Alguna de tus tareas previstas exige algo de otra persona?

Información, detalles, instrucciones, algún archivo…

Adelántate a todo eso, pídelo cuanto antes en forma de email y te ahorrarás un incómodo atasco en carretera.

 

Todo este proceso en la práctica no lleva más de 10 ó 15 minutos.

A base de regularidad y práctica, de conocer cada vez más cómo son tus tareas, la planificación inteligente pasará a ser uno más de tus hábitos o rituales.

Vía ThinkWasabi